Nên nhắn tin khi việc không gấp, nội dung ngắn, cần lưu lại (giờ, địa chỉ, con số) hoặc người kia có thể đang bận. Nên gọi điện khi việc gấp, chuyện cần trao đổi qua lại nhiều lần, chuyện dễ hiểu lầm hay có cảm xúc, và khi muốn giữ gần một mối quan hệ. Ngoài "việc", còn phải tính đến "người": có người quen nghe máy, có người chỉ đọc tin — chọn cách liên lạc người kia thoải mái nhất là phép lịch sự đầu tiên.
Hai kênh, hai kiểu "chiếm" thời gian của nhau
Cuộc gọi là kênh đồng bộ: hai người phải có mặt cùng lúc. Nó nhanh, trao đổi qua lại liền mạch, nhưng chen vào việc người kia đang làm. Tin nhắn là kênh không đồng bộ: người nhận đọc lúc nào tiện. Nó nhẹ nhàng, để lại dấu vết, nhưng chậm và dễ mất sắc thái.
Giữa thập niên 1980, hai nhà nghiên cứu quản trị Richard Daft và Robert Lengel đưa ra thuyết "độ giàu" của kênh truyền thông. Theo đó, kênh càng "giàu" — truyền được giọng nói, nét mặt, phản hồi tức thì — càng hợp với việc mơ hồ, phức tạp, dễ hiểu lầm. Kênh "nghèo" như văn bản hợp với thông tin rõ ràng, đơn giản. Gặp mặt giàu nhất, rồi đến gọi video, gọi thoại, sau cùng là tin nhắn chữ. Thuyết này sinh ra trong bối cảnh công ty, nhưng ý chính dùng được cho đời thường.
Theo việc: bảng chọn nhanh
| Việc | Nên | Vì sao |
|---|---|---|
| Báo giờ, địa chỉ, số tài khoản, mã đơn hàng | Nhắn tin | Người nhận cần lưu và tra lại. |
| Hỏi một câu có – không, không gấp | Nhắn tin | Không cần chen vào việc người kia. |
| Việc gấp trong vài phút tới | Gọi (nhắn kèm nếu không ai nghe) | Tin nhắn có thể chưa được đọc. |
| Chuyện cần hỏi qua đáp lại nhiều lần | Gọi | Năm phút nói bằng nửa tiếng nhắn qua nhắn lại. |
| Chuyện dễ hiểu lầm, đang có chút căng | Gọi | Giọng nói cho thấy thái độ, chữ thì không. |
| Tin buồn, chia buồn, hỏi thăm người ốm | Gọi (hoặc nhắn hỏi giờ gọi) | Chữ dễ lạnh; nhưng người đang buồn có thể chưa muốn nghe máy. |
| Tin vui lớn với người thân | Gọi | Nghe được người kia mừng là một phần niềm vui. |
| Việc công cần bằng chứng | Nhắn hoặc email, có thể gọi trước | Cần văn bản để đối chiếu. |
| Hỏi thăm bạn lâu không gặp | Thử gọi | Xem phần nghiên cứu ngay dưới. |
Ta hay đánh giá thấp cuộc gọi
Năm 2021, hai nhà tâm lý học Amit Kumar và Nicholas Epley công bố một loạt thí nghiệm trên tạp chí Journal of Experimental Psychology: General. Họ hỏi người tham gia: liên lạc lại với một người bạn cũ bằng cách nói chuyện (gọi điện, gọi video) hay bằng chữ (email, tin nhắn) sẽ thấy gắn bó hơn, và cách nào sẽ ngượng hơn. Phần đông đoán rằng gọi sẽ ngượng hơn mà gắn bó cũng chẳng hơn bao nhiêu, nên chọn nhắn. Khi thực sự làm, nói chuyện bằng giọng tạo cảm giác gắn bó rõ hơn, và không ngượng hơn như họ tưởng.
Một nghiên cứu khác của nhóm Juliana Schroeder, Michael Kardas và Nicholas Epley năm 2017 trên Psychological Science cho thấy: khi bất đồng quan điểm, người ta đánh giá người kia biết suy nghĩ, có lý lẽ hơn nếu nghe họ nói, so với đọc cùng những lời ấy viết ra. Giọng nói chuyển được sự cân nhắc, ngập ngừng, chân thành mà chữ viết làm rơi mất.
Hai nghiên cứu này không nói tin nhắn là xấu. Chúng chỉ gợi ý rằng ta hay chọn nhắn vì ngại, chứ không phải vì nhắn tốt hơn. Với chuyện quan hệ, cái ngại ấy thường bị thổi phồng.
Theo người: ai quen kênh nào
Việc là một nửa, người là nửa còn lại. Cùng một chuyện, gọi cho người này là chu đáo, gọi cho người kia lại là làm phiền.
- Ông bà, bố mẹ lớn tuổi: nhiều người thích nghe máy hơn đọc chữ nhỏ. Tin nhắn dài họ có thể đọc sót.
- Người làm văn phòng, đang trong giờ họp: thường thích nhắn trước, gọi sau khi đã hẹn.
- Người làm ca, thợ, tài xế: lúc làm việc khó nhìn màn hình; một cuộc gọi ngắn có khi tiện hơn.
- Bạn trẻ: nhiều người coi cuộc gọi không báo trước là "có chuyện gì nghiêm trọng". Một tin "gọi được không?" trước khi gọi làm họ đỡ giật mình.
Cách chắc nhất là để ý xem người kia hay liên lạc với mình bằng gì, rồi đáp lại bằng kênh đó. Người toàn gọi thì có lẽ thích nghe. Người toàn nhắn thì có lẽ thích đọc. Hoặc hỏi thẳng một lần: "Có việc thì em gọi hay nhắn chị tiện hơn ạ?"
Kết hợp: nhắn để hẹn, gọi để nói, nhắn để chốt
Không phải chọn một bỏ một. Rất nhiều việc trôi chảy nhất khi đi theo ba bước:
- Nhắn hẹn: "Chị ơi, tối nay em gọi chị chừng 10 phút về chuyện thuê nhà được không ạ?"
- Gọi nói: trao đổi, hỏi qua lại, nghe giọng nhau.
- Nhắn chốt: "Em tóm lại nhé: tiền nhà 4 triệu, cọc 1 tháng, ngày 1 em chuyển vào."
Bước một bỏ được cái "gõ cửa không báo trước" của cuộc gọi. Bước ba bỏ được cái "nói xong là bay" của lời nói. Cuộc gọi ở giữa giữ được phần quý nhất: giọng người.
Những lựa chọn nhầm hay gặp
| Làm thế này | Thay vì thế này |
|---|---|
| Gọi hỏi "cậu ổn không" khi bạn vừa gặp chuyện buồn — nếu không ai nghe, nhắn "mình ở đây, lúc nào muốn nói thì gọi mình" | Nhắn một chữ "ổn không?" rồi thôi |
| Nhắn số tài khoản sau khi đã gọi nói chuyện tiền nong | Đọc số tài khoản qua điện thoại cho người kia chép |
| Gọi điện giải thích khi thấy tin nhắn của mình bị hiểu sai | Nhắn thêm ba tin dài để "giải thích" bằng chữ |
| Nhắn trước "gọi được không?" với người đang trong giờ làm | Gọi liền ba cuộc khi người kia không nghe |
| Gọi chúc Tết ông bà | Gửi một tấm thiệp ảnh chung cho cả danh bạ |
Một quy tắc nhỏ đáng nhớ: khi nhắn qua lại đến lượt thứ ba mà vẫn chưa hiểu nhau, hãy gọi. Từ lượt thứ ba, chữ thường làm hiểu lầm sâu thêm thay vì gỡ ra.
Góc nhìn hôm nay: một thử nghiệm nhỏ trong tuần
Chọn một người bạn hay người thân mà lâu nay mình chỉ thả tim ảnh hay nhắn vài chữ. Nhắn trước: "Tối nay rảnh không, mình gọi nói chuyện chút." Rồi gọi mười phút. Sau đó tự hỏi: có ngượng như mình tưởng không? Theo nghiên cứu của Kumar và Epley, khả năng cao là không.
Và với việc vặt hằng ngày, thử áp bảng "theo việc" ở trên trong một tuần: có số thì nhắn, có cảm xúc thì gọi, có tranh cãi thì gọi, có hẹn thì nhắn trước. Chỉ sau vài ngày sẽ thấy số lần "ủa ý cậu là sao" giảm hẳn.
Câu hỏi thường gặp
Khi nào nên gọi điện thay vì nhắn tin?
Nên gọi khi việc gấp, chuyện cần trao đổi qua lại nhiều lần, chuyện dễ hiểu lầm hoặc có cảm xúc như chia buồn, báo tin vui. Gọi cũng hợp khi muốn hỏi thăm người lâu không gặp. Nếu nhắn qua lại đến lượt thứ ba vẫn chưa hiểu nhau thì nên chuyển sang gọi.
Khi nào nhắn tin tốt hơn gọi điện?
Nhắn tin hợp khi nội dung ngắn, không gấp, cần lưu lại như giờ, địa chỉ, số tài khoản, hoặc khi người kia có thể đang bận họp, đang làm việc. Tin nhắn cũng là cách hẹn trước giờ gọi để người kia khỏi bị bất ngờ.
Gọi điện không báo trước có bất lịch sự không?
Không hẳn, tuỳ người và tuỳ việc. Với người lớn tuổi hay việc gấp, gọi thẳng là bình thường. Với người đang trong giờ làm hoặc nhiều bạn trẻ, một tin "gọi được không?" trước khi gọi sẽ làm họ thoải mái hơn.
Nghiên cứu nói gì về gọi điện và nhắn tin?
Nghiên cứu của Amit Kumar và Nicholas Epley năm 2021 cho thấy người ta đoán gọi điện cho bạn cũ sẽ ngượng hơn nhắn tin, nhưng thực tế nói chuyện bằng giọng tạo gắn bó rõ hơn mà không ngượng hơn. Nghiên cứu năm 2017 của Schroeder, Kardas và Epley cho thấy nghe giọng người bất đồng với mình khiến ta thấy họ có lý lẽ hơn so với đọc chữ.
Làm sao biết người khác thích gọi hay nhắn?
Để ý xem họ thường liên lạc với mình bằng cách nào rồi đáp lại theo cách đó. Nếu chưa rõ, hỏi thẳng một lần: "Có việc thì em gọi hay nhắn chị tiện hơn ạ?". Câu hỏi này không làm ai phật ý mà còn cho thấy mình tôn trọng thời gian của họ.
